9 dicas essenciais para fazer reuniões eficazes

Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.


Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Abaixo alguns  passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta – mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.

  • Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco.
  • Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.
  • Não chame “todo mundo”. Reuniões só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de serem produtivas. Chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas.
  • Defina um secretário. Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as – imediatamente após a reunião .
  • Tenha uma política clara quanto a atender telefonemas durante a reunião. Nem sempre é possível evitar todas as chamadas.
  • “Pule” as discussões operacionais. Assim que for decidido “o que” fazer, a tendência é que as pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente “como” fazer – mas isto tende a não afetar imediatamente a todos os presentes. Faça com que marquem imediatamente uma reunião entre eles diretamente, e prossiga com sua pauta original.
  • Não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestações e opiniões: se necessário, interfira para garantir voz e vez a todos.
  • Gere decisões efetivas. As reuniões não devem definir apenas “o que” fazer, mas também qual o próximo passo,  e quem será o responsável pela ação.
  • Permita a discussão de itens que não estavam na pauta original. Mas apenas no final da reunião, após encerrar todos os temas originalmente agendados.

A pauta não precisa ser um documento formal, mas para ser útil deve conter no mínimo os seguintes itens:

  • Tema da reunião
  • Motivo da sua realização
  • Data, horário, duração prevista e local
  • Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente
  • tópicos agendados

Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar de forma clara e direta as decisões das reuniões. Ela deve incluir:

  • Tema da reunião
  • Motivo da sua realização
  • Data, horário, duração e local em que se realizou
  • Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente
  • Tópicos discutidos e decisões tomadas
  • Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável

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Paulo Roberto Kroich Gomes
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Informações do Autor

Paulo Roberto Kroich

O Profissional um Facilitador Paulo Roberto Kroich Gomes, atuando há 36 anos nas áreas de Marketing e Vendas, Mestrado em andamento em Comunicações Linguagem Verbal e não Verbal pela UTP-PR tendo atuado como: atendente, vendedor, Supervisor e Gerente de Vendas. É Consultor e Facilitador do Sebrae e outras entidades. Cursou Extensão Planejamento e Controle Financeiro INPG-PR, IGPN Empreendedorismo . Formado em Letras/Comunicação. É Especialista em Marketing Empresarial pela FAE/PR; História e Filosofia da Ciência pelo IBPEX-PR; Magistério Superior pelo IBEPX-PR; Extensão – Utopia – Administração do Futuro - Faculdade Bezerra de Menezes-PR;;, entre muitos outros cursos. Sendo especialista em comunicação interpessoal e pelos trabalhos desenvolvidos em Marketing e Vendas, em diversas empresas de diversos segmentos, tem como objetivo principal à utilização de varias ferramentas do Comportamento, Marketing e Vendas para unir através da Comunicação, linguagem verbal e não verbal o homem, a ciência e seus serviços criando, facilitando, orientando e treinando colaboradores profissionais para desenvolvimento contínuo da sociedade, e produtos e serviços nela inseridos, facilitando a Gestão Empresarial. Instrutor, Facilitador, Credenciado do Sebrae/SC tendo recebido o repasse de várias metodologias e repassando a vários outros colegas Consultores, incluído o programa Jovens Empreendedores do Sebrae SC. Professor facilitador sempre convidado para fazer Palestras e workshops em diversas Entidades, Organizações Já Dei aula em escolas Estaduais e faculdades. Diversos clientes conferem a Vocare e ao Profissional, atestado de capacidade técnica, pelo conhecimento da teoria e prática, aplicados em seus trabalhos obtendo como resultados soluções satisfatórias e mensuráveis realizando trabalhos de treinamento em algumas instituições de ensino, e empresas nacionais, tais como SENAC e SEBRAE ( Facilitador do Empretec / ONU) , entre outros temas programas, Facilitador do SENAR e IEL. Palestrante, Consultorias e Assessoria para várias empresas em diversos segmentos. É autor dos livros: O Profissional do Atendimento do Século XXI – 4a. Edição. - Marketing de Resultados ( Gratuito na Internet- para baixar basta digitar meu nome completo no google) E do livro Ação e Reação www.editorialpaco.com.br Manuais de Getão Comercial do MDTUR, MDIC, Manual do Profissional do Atendimento da REDE ANCORA. É dirigente da Vocare Consultoria Treinamento e Marketing www.vocare.com.br

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